Asansör teknisyen takibi için iş ataması, dijital form ve sahadan kayıt sunan bir uygulama gerekir. Asansorex, teknisyenlerin bakım ve arıza işlerini iOS ve Android uygulamasından yürüttüğü bir asansör yazılımıdır.
Teknisyen takibi denince çoğu kişinin aklına önce konum gelir. Oysa asansör firması için asıl önemli soru, işin yapılıp yapılmadığı ve nasıl yapıldığıdır. İyi bir uygulama, teknisyeni izlemekten çok sahadaki işi kolaylaştırmalı ve ofise doğru bilgi taşımalıdır.
Teknisyen uygulamada neler yapar?
· Kendisine atanan bakım ve arıza işlerini görür.
· Asansör tipine göre bakım kontrol listesini doldurur.
· Tespitlerini, iş notlarını ve kullanılan parçayı ekler.
· Önceki bakımlardan kalan notları görebilir.
· Dijital imza alır ve tahsilatı kaydeder.
· Termal yazıcı varsa sahada fiş yazdırır.
Kağıt form yerine dijital form ne sağlar?
Kağıt form ofise ulaşana kadar bilgi sahada kalır. Yazı okunmayabilir, form kaybolabilir veya bilgisayara ikinci kez girilmesi gerekebilir. Dijital formda teknisyenin girdiği bilgi doğrudan ilgili asansörün kaydına işlenir.
Kontrol listesinin asansör tipine göre hazırlanması da önemlidir. Firma, Asansorex'te kontrol listesi şablonlarını kendi çalışma düzenine göre düzenleyebilir. Böylece teknisyen her bakımda aynı standart maddeler üzerinden ilerler.
İnternet çekmeyen yerde uygulama çalışır mı?
Makine dairesi veya otopark gibi sinyal zayıf yerlerde desteklenen saha işlemleri cihazda sıraya alınır. Bağlantı geldiğinde kayıtlar sisteme gönderilir. Bu sayede teknisyen sinyal aramak için işini bırakmak zorunda kalmaz.
Offline çalışma, asansör sektörü için bir kolaylıktan fazlasıdır. Teknisyenin iş yaptığı yerlerin önemli bir bölümü bina içinde, bodrumda veya kapalı alanlardadır. Uygulama seçilirken bu senaryonun mutlaka denenmesi gerekir.
Ofis saha ekibini nasıl izler?
Ofis, işlerin atanma ve tamamlanma durumunu web panelinden görür. Bakım takip tablosu, ay içinde hangi asansörlerde iş yapıldığını ve hangilerinin beklediğini göstermeye yardım eder. Rota planlayıcı da günlük işlerin sırasını planlamayı kolaylaştırır.
Konum takibi kullanılıyorsa personel bilgilendirilmeli ve firmanın KVKK süreçlerine uygun hareket edilmelidir. Konum, tek başına iş kalitesini göstermez. İş kaydı, form ve müşteri imzasıyla birlikte değerlendirildiğinde anlamlı hale gelir.
Teknisyen yetkileri nasıl ayarlanır?
Her teknisyenin her işlemi yapması gerekmeyebilir. Bazı firmalar tahsilat veya stok gibi işlemleri belirli kişilerle sınırlamak ister. Asansorex'te yetkiler firma genelinde varsayılan olarak ayarlanabilir, gerektiğinde kişi bazında açılıp kapatılabilir.
Uygulama seçerken ne denenmeli?
Teknisyen uygulamasını yalnızca yönetici gözüyle değerlendirmek yanıltıcı olabilir. Karar vermeden önce en az bir teknisyenle şu senaryolar denenmelidir:
· Sahada tek elle kullanımda ekranlar rahat mı?
· Kontrol listesi kaç dakikada tamamlanıyor?
· Sinyal zayıfken kayıt nasıl davranıyor?
· Müşteri imzası ve fiş alma süreci pratik mi?
· Ofis, girilen bilgiyi ne kadar sürede görüyor?
Yeni uygulamaya ekip nasıl alıştırılır?
Yıllardır kağıtla veya telefonla çalışan bir ustaya yeni uygulamayı anlatmak, teknik bir işten çok alışkanlık meselesidir. En sık duyulan itiraz, kayıt girmenin işi uzatacağıdır. Bu kaygı küçümsenmemelidir. Ekranlar sahada denenmeden "çok kolay" demek ekibi ikna etmez.
İyi bir başlangıç için önce tecrübeli bir teknisyenle gerçek bir bakım yapılabilir. Takıldığı noktalar not edilir ve ekibin geri kalanına onun anlatımıyla aktarılır. Ustanın kendi meslektaşından duyduğu pratik bilgi, yöneticinin talimatından daha kolay benimsenir.
Uygulamanın faydası teknisyene de gösterilmelidir. Akşam ofise form taşımamak, aynı müşteriyi tekrar tekrar aramamak ve yapılan işi kanıtlayabilmek doğrudan onun işini kolaylaştırır. Sistem yalnızca denetim aracı gibi sunulursa direnç artar.
Sahadan gelen bilginin kalitesi nasıl korunur?
Kayıt girilmesi tek başına yeterli değildir. "Bakım yapıldı, sorun yok" gibi her işte aynı yazılan notlar kısa sürede değerini kaybeder. Firma, hangi durumda ne kadar ayrıntı istediğini baştan söylemelidir. Değişen parça, müşteriye iletilen uyarı ve bir sonraki bakımda bakılacak konu ayrı ayrı yazılmalıdır.
Teknisyene özel notlar da bu noktada işe yarar. Binaya girişle ilgili bir talep veya yöneticiyle önceden konuşulmuş bir durum, ilgili ekranda görünürse yeni giden kişi de aynı bilgiyle çalışır. Bilgi bir ustanın hafızasından çıkıp kayda geçmiş olur.
Yöneticinin rolü burada önemlidir. Haftada birkaç kayıt okuyup örnek notları ekiple paylaşmak, cezalandırıcı bir denetimden daha iyi sonuç verir. Eksik işlenen formlar da birkaç gün sonra değil, mümkün olduğunca aynı gün konuşulmalıdır.
Saha için cihaz ve yazıcı seçimi
Uygulama telefonda çalıştığı için en pahalı cihaz şart değildir. Yine de pil ömrü, ekran dayanıklılığı ve kamera kalitesi günlük işi doğrudan etkiler. Darbeye dayanıklı kılıf ve araç şarjı küçük görünse de sahada fark yaratır.
Fiş vermek isteyen firmalar termal yazıcı kullanabilir. Satın almadan önce yazıcının uygulamayla çalışıp çalışmadığı denenmeli, kağıt boyutu ve QR baskı kalitesi kontrol edilmelidir. Her firma için yazıcı gerekli değildir. Dijital belge paylaşımı yeterliyse bu masraf ertelenebilir.
Araçtaki parça ve teknisyen sorumluluğu
Asansör firmalarında parçanın bir kısmı depoda, bir kısmı teknisyenin aracındadır. Kullanılan parça kaydedilmezse hem müşteriye yansıtılması unutulur hem de stok gerçeği göstermez. Teknisyenin işi kapatırken parça eklemeyi alışkanlık edinmesi bu sorunu büyük ölçüde çözer.
Sayımlar da düzenli yapılmalıdır. Kayıt ile araçtaki parça farkı çıkarsa konu kişisel bir suçlama yerine süreç sorunu olarak ele alınmalıdır. Eksik kayıt mı, yanlış parça seçimi mi, yoksa farklı bir neden mi olduğu birlikte incelenmelidir.
Personele nasıl açıklama yapılmalı?
Teknisyen, uygulamanın hangi bilgileri topladığını bilmelidir. İş kaydı, imza, fotoğraf veya konum gibi veriler kullanılıyorsa bunun amacı açıkça anlatılmalıdır. Konum takibinin çalışma düzeniyle ilişkisi firma içinde yazılı olarak netleştirilmeli, gerekirse hukuki destek alınmalıdır.
Arıza ve bakım arasında teknisyenin günü nasıl planlanır?
Teknisyenin günü, sabah hazırlanan listeye nadiren tamamen uyar. Gün ortasında gelen bir arıza, planlanan bakımların sırasını değiştirebilir. Bu nedenle plan katı bir liste gibi değil, gün içinde güncellenebilen bir çalışma düzeni gibi görülmelidir. Ofis ile teknisyen arasındaki iletişim de bu değişikliklere göre yapılmalıdır.
Atama kararlarında teknisyenin bulunduğu bölge, uzmanlığı ve elindeki parçalar birlikte düşünülebilir. Acil olmayan bir bakımı başka güne almak gerekirse bu değişiklik kayıtta görünmelidir. Müşteriye bilgi verilecekse bunu kimin yapacağı da belli olmalıdır.
Akşam kapanışı için kısa bir rutin faydalıdır. Teknisyen açık kalan işleri kontrol eder, bekleyen parçaları not eder ve çevrimdışı kalan kayıtların sisteme gidip gitmediğine bakar. Ofis de ertesi günün listesini bu bilgilerle düzenler. Bu birkaç dakikalık alışkanlık, sabah telefonla yapılan bilgi alışverişini azaltır. Haftalık kısa bir değerlendirme ise sahada tekrar eden aksaklıkların konuşulması için iyi bir zemindir. Bu görüşmede kişiler yerine süreçlere odaklanmak ekibin açık konuşmasını kolaylaştırır. Sahadan gelen önerilerin not edilip bir sonraki görüşmede cevaplanması da ekibe sözünün dikkate alındığını gösterir. Böylece uygulama yukarıdan verilmiş bir talimat olmaktan çıkar, ortak bir çalışma aracına dönüşür.
Sık sorulan sorular
Asansorex teknisyen uygulaması hangi telefonlarda çalışır? iOS ve Android telefonlarda çalışır. Ofis ekibi ise web panelini kullanır.
Her teknisyen kendi hesabıyla mı girer? Evet, kullanıcılar kendi hesaplarıyla ve tanımlı rollerine göre sisteme girer.
Uygulamanın ayrıntıları asansör teknisyen takip uygulaması ve offline mobil asansör yazılımı sayfalarında anlatılır.
